Поскольку тема нашего сегодняшнего номера связанна прежде всего с PR в прессе, то и из всех поступивших в редакцию вопросов мы выбрали наиболее близкий к данной теме. Одной из "головных болей" организаторов всегда была наполняемость пресс-конференций. Т.е. количество журналистов и "камер", которые откликнулись на ваше приглашение и пришли на пресс-конференцию. Конечно, в каждом конкретном случае этот вопрос решается по разному, но всегда существует несколько главных условий, соблюдение которых позволит вам не "наступить на грабли".
Кому-то наши советы могут показаться банальными, но, как ни странно, практика показывает, что многие компании и агентства почему-то до сих пор упускают из вида такие простые вещи. Поэтому редакция решила, что будет не лишним напомнить о простых правилах, которые могут поднять (или наоборот) наполненность вашего события журналистами.
Вопрос (приведен без правок с сохранением стилистики автора):
Мы готовим пресс-конференцию, посвященную десятилетию нашей компании, которая занимается финансовыми операциями. Что нам необходимо сделать, чтобы на нашей пресс-конференции было как можно больше журналистов?
Ответ:
Прежде всего, давайте уточним задачу. Если вам просто нужно наполнить пресс-конференцию ЛЮБЫМИ журналистами - то решение очень простое: разошлите пресс-релизы по всем (даже самым захудалым) СМИ, пообещайте хороший фуршет (меню можно приложить к приглашению) и ценные сувениры-подарки пришедшим. И все в порядке - полный зал и толпы "журналистов". Правда, не факт, что они будут прилично себя вести (в прямом смысле слова) и абсолютно не факт, что они хоть что-нибудь напишут.
Если вам нужно наполнить пресс-конференцию реальными журналистами и получить от них реальные публикации, то следует выполнить три достаточно простых условия
1. Информацйонный повод
Сегодня фуршет или обед для журналистов из информационного повода давно превратился в некое традиционное добавление. Т.е. наличие или отсутствие фуршета (обеда, ужина) практически не влияет на количество пришедших РЕАЛЬНЫХ журналистов. Просто так положено по правилам хорошего тона.
Поэтому когда вы планируете некое событие для журналистов и с целью получения резонанса в СМИ, вы должны определить такой информационный повод, который будет действительно им интересен.
При этом нужно попытаться отвлечься от "корпоративного патриотизма" и постараться посмотреть на ситуацию глазами того самого журналиста, которого вы планируете пригласить. В данном случае вызывает сомнение, что ваше 10-летие будет адекватно воспринято журналистом. Если ваша компания не принадлежит к десятке ведущих компаний на рынке или в ее истории не было каких-либо социально значимых или социально заметных событий, то 10 лет - это, поверьте, не повод даже в нашей стране. Конечно, вы можете привлечь "своих" журналистов из "своих" СМИ (там, где "живут" ваши рекламные бюджеты), оплатить площади размещения или каким-либо иным образом "договориться с редакцией", но это отдельная технология и речь сейчас идет не о ней.
В нашем случае вам необходимо срочно искать серьезный и весомый информационный повод, например: "Прогноз ситуации на финансовом рынке Украины от компании XXX, имеющей 10-летний опыт работы". А еще лучше - нечто еще более провокационное и интригующее: "Компания XXX прогнозирует спад (рост) объемов инвестиций (реинвестиций) в области XXX. Прогноз базируется на 10-летнем опыте работы компании".
Исходя из заявленной темы пресс-конференции, вы и готовите соответствующее информационное наполнение события. Как ни грустно, но в данном случае мотив "Десятилетие компании" должен отойти на второй план (повторимся - при условии, что компания не является "странообразующей", т.е. не является одной из ключевых коммерческих структур в Украине), а на первый план следует вывести реальную социальноз-начимую и интересную тему в контексте десятилетия работы компании на рынке.
2. Не становитесь в очередь
Следующий момент. Определяя дату пресс-конференции, постарайтесь оценить, какие события в тот день происходят в городе, в стране. Старайтесь не назначать событие в преддверии крупных праздников, крупных общественных мероприятий и т.п. Конечно, сложно спрогнозировать все события, которые могут произойти в день X, но основные (общегосударственного и общегородского уровня) - можно и нужно. Кроме того, если вы рассчитываете на быструю реакцию СМИ, то, определяя время пресс-конференции, учитывайте и график работы изданий (ежедневных и еженедельных), а также график работы информационных служб электронных СМИ.
Определяя место проведения пресс-конференции, учитывайте не только собственные удобства, но и удобства журналистов. Место проведения должно быть не только достаточно известным, но и удобно расположенным.
Если вы все же решили провести акцию на неизвестной (неудобно расположенной) площадке или непосредственно на своей территории, то советуем позаботиться или о транспорте для гостей, или о подробном разъяснении, как туда добираться. Вариант с транспортом - более перспективный.
Поскольку наши журналисты очень не любят различных сложностей и "напрягов", поэтому лучше использовать для таких событий "раскрученные" площадки.
3. Личное обращение и контроль
Отправляя пригласительные важно учитывать такие факторы:
Не стремитесь пригласить "самого главного". Пригласите лучше того, кто придет, и кто потом об этом напишет. Если у вас не пресс-конференция для главных редакторов, то лучше отправить пригласительный на имя конкретного журналиста или редактора, чем на имя главного.
Отправляя пригласительный, убедитесь, что вы отправляете его именно тому, кому нужно. Т.е. тому журналисту (редактору), который:
а) пишет по вашей теме;
б) в настоящий момент работает именно в этом СМИ (не редки случаи, когда приглашали уже уволившихся, а то и умерших журналистов);
в) в настоящий момент находящегося в рабочем состоянии (не в отпуске, не болеющего, не занятого другой темой).
Все эти позиции можно уточнить простым звонком в редакцию.
Дальше дело техники - составить именной список из реальных фамилий и адресов и отправить по нему приглашения на пресс-конференцию. Приглашения имеет смысл сопроводить кратким пресс-релизом: суть события, основная информация, почему это интересно и на это стоит прийти. Нет смысла делать этот документ очень подробным, вам нужно совместить грань между тем количеством информации, которое вызовет заинтересованность у журналиста, и тем, которое может оказаться достаточным, чтобы он решил, что можно не идти.
Надеемся, что наши простые советы помогут вам собрать достаточное количество реальных журналистов и получить хорошую отдачу от мероприятия. А редакция "PR-менеджера", в свою очередь, благодарит сотрудников С&С Group`s, журналистов и редакторов еженедельника "Галицкие Контракты" и "Газеты по-киевски" за помощь в подготовке этого материала. |
